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5 consigli per la tua produttività

Questo articolo è disponibile anche in versione podcast. Se preferisci, ascoltalo!

 

È arrivato settembre, e si riprende la routine, quella cosa che suona in modo così negativo e terribilmente noioso. A me non è mai piaciuta la routine, e per carattere fuggo da tutto ciò che si ripete sempre nello stesso identico modo.  Non è curioso per una che ama moltissimo le geometrie?

Dopo tanti anni di lavoro autonomo, ho capito che per essere sia creativi che produttivi, non si può fare a meno di una routine.

C’è chi nasce con una naturale predisposizione alla pianificazione e chi invece tende a lavorare sempre in corsa. Io faccio parte del secondo gruppo, e per essere ben organizzata mi sono davvero dovuta impegnare. La cosa non mi dispiace, perché l’iper organizzazione è sopravvalutata. Quando qualcosa va storto, chi pianifica tutto entra in crisi. Io sono più il tipo Wolf: risolvo problemi.

Pur non essendo un mostro di organizzazione, riesco a fare tantissime cose, e ho imparato a gestire il mio tempo. Ecco i miei cinque consigli per tornare operativi e migliorare la produttività.

 

  1. Dividi la giornata in blocchi

Ogni giorno hai attività diverse a cui dedicarti: quelle operative che riguardano il tuo lavoro in senso stretto, quelle organizzative che servono per la pianificazione e la programmazione. Spesso sono necessarie attività di studio, ricerca (e non solo online) o analisi. Poi c’è la comunicazione, e non dimentichiamoci degli immancabili imprevisti.

In fatto di planning non ci sono regole uguali per tutti, ma l’esperienza mi dice che l’organizzazione verticale non funziona mai completamente.

Difficilmente è possibile dedicare un giorno intero ad una sola attività. Le email non ci aspettano, l’algoritmo ci penalizza e poi come si fa a mantenere alta la concentrazione tutto il giorno sulla stessa cosa?

Meglio diventare abili nell’organizzazione orizzontale. Dividi la giornata in blocchi e affrontane uno alla volta.

 

  1. Definisci le priorità

Hai la tendenza a dare priorità sempre all’ultima cosa entrata, decisa, pensata? Ti capisco, perché lo faccio spesso anche io: mi entusiasma iniziare cose nuove, così parto sempre da quelle che mi stuzzicano di più. Oppure perdo di vista la schedulazione, interrompendo un’attività programmata a favore dell’ennesima richiesta urgente. Ho sempre pensato di odiare le to do list, la verità è che le facevo nel modo sbagliato. Erano troppo piene, troppo dettagliate e troppo rigide. C’è chi trova utile appuntare qualsiasi cosa nell’agenda del giorno, anche gli orari. A me basta scrivere non più di tre attività chiave che dovrò terminare, e non necessariamente stabilendo in quali tempi. Il segreto – di pulcinella – è assegnare alle cose priorità diverse. Non tutto si deve fare. Qualcosa si vorrebbe fare, e qualche altra si potrebbe fare eventualmente. Priorità 1, 2 e 3.

Non iniziare dalla tua attività preferita ma da quella più importante. Se una cosa che non era in lista si può fare in due minuti, falla subito senza neppure appuntarla. Altrimenti assegnale una priorità.

Una task list leggera e flessibile riduce l’ansia da prestazione e lascia spazio agli imprevisti.

E la sera, cerca di andare a dormire sapendo quali saranno le attività del giorno successivo e in quale ordine le porterai a termine.

 

  1. Focalizza

Il multitasking è la più grande balla del secolo. Non siamo dei computer: è stato dimostrato che ogni volta che passiamo da un’attività ad un’altra, o che ci distraiamo da quello che stiamo facendo, il nostro cervello ci mette ben 26 minuti a rifocalizzarsi. Quindi fare più cose contemporaneamente è in realtà un enorme spreco di tempo e di risorse mentali. Del resto anche i computer si piantano quando apriamo troppe finestre.

Questo ci rimanda al punto uno della lista e ci suggerisce di non esagerare con i blocchi: le nostre giornate dovrebbero essere un flusso, non somigliare al tetris. Questo dato ci invita anche a restare il più possibile concentrati. Quando inizi un’attività, resta su quella per il tempo utile, stoppando e silenziando tutto il resto.

Consigli pratici: lavora in un ambiente calmo e rilassante, lascia il telefono in un’altra stanza, disattiva le notifiche non necessarie, utilizza la musica per scandire il tempo senza guardare ossessivamente l’ora.

Io adoro lavorare con le playlist. Ne ho create diverse a seconda dell’attività che devo svolgere. La musica non distrae, al contrario migliora la concentrazione e ci chiude in uno spazio e in un tempo sonoro molto produttivo. Hai mai provato?

 

  1. Connettiti a tempo

Se c’è una cosa che dovrebbe davvero avere un timer sempre inserito, quella è la connessione. Non c’è attività più dispersiva. Aprire la casella di posta o entrare sui social ha la capacità di risucchiarti in un’altra dimensione, dove due minuti possono durare anche un’ora.

Hai terminato il tempo dedicato ai messaggi per oggi, il tuo dispositivo si autodistruggerà.

Alla posta e ai social, dedicati per prima cosa al mattino. 30 minuti in tutto, per rispondere alle email della mezza giornata precedente e ai messaggi, per caricare un post, per fare due stories. A seconda di quanto sei connesso, inserisci un eventuale blocco aggiuntivo a metà o fine giornata per feedback e risposte. Punto.

Whatsapp non dovrebbe essere usato come una casella vocale, quasi sempre con una telefonata si risparmia tempo. Se alle email rispondi con uno scarto di mezza giornata, non muore nessuno. Se è urgente, ti chiameranno al telefono. Il direct di Facebook o di Instagram non è uno strumento di lavoro. Per proposte, richieste, consulenze, trattative e conversazioni di lavoro, c’è la posta elettronica. O l’Instant messaging ci seppellirà tutti.

 

  1. Lavora per obiettivi

L’ultimo consiglio non riguarda tanto l’organizzazione quotidiana, ma ha che fare con quella voglia, o ansia, di ripartire che spesso ci prende a settembre.

Se in questo periodo sei pieno di energie e vorresti fare tutto, lanciare tutto, ricominciare tutto, avrai la tendenza a mettere in agenda fin troppe attività. Sull’onda dell’entusiasmo, penserai di poter avviare venticinque progetti in contemporanea, rifare il tuo sito, tentare una campagna di crowdfunding, far partire quella bella collaborazione che rimandi da mesi. Se al contrario ti senti spaesato e fai fatica a riprendere il ritmo, non saprai da dove ricominciare, scosso da quella strana sensazione che ti fa chiedere chi sei, dov’eri rimasto e cosa sia davvero importante adesso.

Perciò invece di ragionare sui progetti, ragiona per obiettivi. Siamo a settembre, ma ti troverai nella stessa identica situazione a fine anno. Quindi lavora su questo trimestre.

Chiediti: Qual è l’obiettivo che voglio raggiungere da qui a dicembre? Questo progetto mi farà raggiungere questo obiettivo? Questa singola attività contribuisce alla riuscita del progetto? Il progetto numero due è coerente con il numero uno? È anche compatibile? Sono in grado di gestirli entrambi in questo arco di tempo?

Sono domande tutt’altro che scontate, che valgono in qualsiasi momento e per qualsiasi progetto, ma sono più che mai utili in questo periodo di ripresa lavorativa, in cui è meglio procedere per step che lanciarsi a tutto gas.

A proposito di procedere per STEP, ogni mese è quello giusto per dedicarsi alla formazione, all’approfondimento, alla crescita personale. Ma settembre è più buono degli altri perché STEP è in promo!

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Post By Ornella Sprizzi
Ornella Sprizzi

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